9 tips voor een sterke out-of-officereply

Voor-Tekst-logo-hr

Lopende werving- en selectieprocedures en andere projecten overgedragen: je bent in alle opzichten klaar voor jouw welverdiende vakantie. En toch… zie je nu al op tegen die 1e werkdag ná je vakantie, die gegarandeerd in het teken staat van het doorspitten van een overvolle mailbox. Want terwijl jij lekker vakantie viert, loopt deze langzaam vol. Talloze mensen die dus jouw out-of-officereply ontvangen. Het liefst een out-of-officereply die een glimlach tovert op de ontvangers. Hoe je dat doet? Check onderstaande 8 tips.

Die talloze mailers kunnen sollicitanten, opdrachtgevers, vacaturehouders, leveranciers of collega’s zijn. Stuk voor stuk krijgen zij binnen 1 seconde een antwoord na hun verzonden mail. Dikke kans dat het een afwezigheidsmelding is à la:

Yikes, gemiste kans. Je onpersoonlijke out-of-officereply helpt ze niet verder. Zeker niet omdat er (in viervoud) wordt vermeld wat er vooral allemaal níét gebeurt. Dit kan anders. Met deze tips stel jij een out-of-officereply op die persoonlijk, servicegericht en daardoor merkversterkend is.

Tip 1: wacht niet tot het laatste moment.

In gedachten al op de vakantiebestemming, is het instellen van de out-of-officereply vaak een lastminuteding. En juist op dat moment ontbreekt dan de tijd, de inspiratie en/of het bewustzijn om de standaardtekst te vervangen door een goede out-of-officetekst.

Tip 2: vermeld in jouw out-of-officereply wat er wél mogelijk is.

In plaats te vertellen wat er niet kan, benadruk wat er wél kan. Wees servicegericht en help de ontvanger verder voor zover mogelijk. Vermeld daarom altijd de naam én de contactgegevens van een collega die wél bereikbaar is en de ontvanger van je out-of-officereply wél van dienst kan zijn.

Let op: de veelgebruikte zin in out-of-officereply’s ‘Voor dringende vragen neemt u contact op met collega’ klinkt bij een ontvanger als ‘alleen voor spoedgevallen belt u met 112’. Daarbij gebeurt het vaak dat er vervolgens geen contactgegevens van de collega vermeld worden. Zo creëer je een dusdanige ‘hoge drempel’ dat jouw sollicitant, opdrachtgever of collega er wellicht niet overheen durft te stappen. Dus, zet de deur wijd open en schrijf bijvoorbeeld:

“Mijn collega Joyce helpt je graag verder, je kunt haar bereiken via (012) 345 678.”

Tip 3: schrijf een positieve out-of-officereply.

Het ontvangen van een out-of-officereply wordt vaak als niet prettig ervaren, dus maak het dan in elk geval zo positief mogelijk. Dus ga niet voor:

“Van 25/07/2022 tot 15/08/2022 ben ik niet aanwezig. Ik ben niet in staat om uw e-mail te beantwoorden. Mijn mail wordt niet gelezen. Ik zal uw e-mail beantwoorden zodra ik terug ben.”

Maar kies voor:

“Op 15 augustus ben ik terug van vakantie en lees ik graag jouw e-mail. Heb je een vraag die niet kan wachten op een antwoord? Mijn collega Joyce beantwoordt graag je vragen, je kunt haar bereiken via (012) 345 678.”

Tip 4: vermeld wanneer je weer bereikbaar bent.

In de meeste out-of-officereply’s wordt vermeld vanaf en tot welke datum iemand niet aanwezig is. Maar wat maakt het uit vanaf wanneer je afwezig bent? Het gaat erom vanaf welk moment je er weer bent. Als iemand je op 5 augustus mailt, hoeft niemand te weten dat je er (al) sinds 25 juli niet was. Maar wel dat je er morgen (al) weer bent om hun mail te lezen. Dus:

‘Tot en met 14 augustus geniet ik van mijn vakantie. Op 15 augustus duik ik mijn mailbox weer in.’

Tip 5. Geef een persoonlijk tintje aan je out-of-officereply.

Ook aan een automatisch verzonden out-of-officereply kun je een persoonlijk tintje geven. Denk aan het vermelden van de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of een persoonlijke afsluiting, in plaats van het standaard ‘Met vriendelijke groet’. Wat voor een tintje je exact toevoegt aan je out-of-officereply, kun je het beste zelf bepalen. Jij weet wie je doelgroep is en wat wel of juist niet passend is voor dit bericht. Een paar voorbeelden hoe je jouw afwezigheidsmelding kunt personaliseren:

‘Elk voordeel heeft z’n nadeel: terwijl ik geniet van mijn vakantie in Zuid-Frankrijk kan ik jouw bericht niet lezen. Op 15 augustus zit ik weer achter het toetsenbord en beantwoord ik jouw bericht graag.’

‘Mijn leven bestaat op dit moment vooral uit het vullen, verslepen en weer uitpakken van verhuisdozen. Alle verhuisperikelen hebben als gevolg dat ik mijn mail minder frequent lees. Vanaf 15 augustus zijn alle verhuisdozen uitgepakt en beantwoord ik graag jouw e-mail.’

Omdat de out-of-officereply naar iederéén gaat die je tijdens je afwezigheid mailt, is het kiezen tussen de je- of u-vorm misschien lastig. Hoe je die knoop doorhakt? Bedenk van welke doelgroep je de meeste e-mail verwacht tijdens jouw afwezigheid en/of kies voor de aanspreekvorm die je ook op je (werkenbij-)website gebruikt.

Tip 7. Denk aan een sterke onderwerpregel die past bij jouw out-of-officereply.

Zorg dat de onderwerpregel qua inhoud en tone of voice past bij je out-of-officereply. En wees concreet: maak direct duidelijk in de onderwerpregel waar je bericht over gaat. Voorbeelden zijn: “Ik ben op vakantie tot 11/8. Mijn collega helpt je graag verder.” of “Bedankt voor je bericht. Ik lees deze direct na m’n vakantie” of “Ik ben er tot 9/8 niet. En nu?”

Tip 8. Voorkom een dubbele handtekening onderaan je out-of-officereply

Heb je een automatische handtekening ingesteld? Herhaal deze dan niet onder je out-of-officereply. Dat is zo dubbel op.