Interne communicatie bij een reorganisatie, wanneer doe je het goed?

18 november 2019

Nicol Tadema

Algemeen directeur

arbeidsmarktcommunicatie


Voor HR betekent een reorganisatie niet alleen dat je mee moet veren met de veranderingen, maar ook dat collega’s naar jou kijken voor antwoorden. Deze hectische tijd brengt immers veel onrust en onzekerheid met zich mee. Het is essentieel om hierbij zorgvuldig te communiceren. Maar hoe doe je dat?

Een goed begin

‘Blijft mijn functie bestaan?’ ‘Moet ik op een andere locatie gaan werken?’ Tijdens een reorganisatie wordt HR overspoeld door vragen. Logisch, want vaak is nog niet alles duidelijk. Mede door al deze vragen gaat er veel tijd zitten in een reorganisatie. Pak daarom vanaf het begin het communicatievraagstuk goed aan. Bedenk een logisch stappenplan waarin alle betrokken partijen een rol krijgen. En zorg dat je transparant en concreet communiceert over de plannen. Zo laat je de werknemers zien dat je dit professioneel aanpakt, dat de organisatie zich aan afspraken houdt en dat HR een betrokken en betrouwbare gesprekspartner voor hen blijft.

HR en interne communicatie

HR is vaak als eerste op de hoogte van de veranderingen, maar hoe vertaal je deze informatie naar de werknemers? Samenwerken is het sleutelwoord bij een reorganisatie. Vooral als het gaat om interne communicatie. Stem de aanpak goed af met de communicatieafdeling. Bespreek welke kanalen je in wilt zetten en op welke manier je de boodschap over wilt brengen. Het belangrijkste is dat hierin het ‘waarom’ en ‘hoe’ duidelijk worden.

Vanuit een ander perspectief

Bij een reorganisatie wil je natuurlijk de mensen die vertrekken zo goed mogelijk begeleiden. Maar vergeet niet dat ook collega’s die blijven met vragen zitten. Wil je je imago van betrouwbare werkgever ná de reorganisatie behouden, benader de situatie dan ook vanuit hun perspectief. En zorg ervoor dat de interne communicatie ook op hen gericht is, zodat alle werknemers een duidelijke boodschap op maat ontvangen. Dus als je vanuit HR brieven verstuurt in het kader van de reorganisatie, dan krijgen medewerkers die blijven dus altijd een andere inhoud dan de vertrekkende collega’s.

Menselijk communiceren

Naast een heldere boodschap die afgestemd is op de ontvanger, is het ontzettend belangrijk om te zorgen voor teksten met de juiste tone of voice. Gebruik geen vage of ambtelijke termen, maar zeg waar het op staat. Een tekst die betrokkenheid en vertrouwen uitstraalt, zorgt voor begrip en acceptatie.

Als je de interne communicatie bij een reorganisatie zorgvuldig aanpakt, verloopt de reorganisatie een stuk soepeler, en kan iedereen naderhand weer snel en gemotiveerd aan de slag. Zorg dus dat je een plan maakt, de samenwerking met communicatie opzoekt, je doelgroep voor ogen houdt en aandacht besteedt aan de tone of voice. Want elk woord telt als het gaat om interne communicatie bij een reorganisatie.