Communiceer tijdens de coronacrisis.

30 maart 2020

Nicol Tadema

Algemeen directeur

arbeidsmarktcommunicatie


De coronacrisis raakt iedereen, dus ook jouw medewerkers en daarmee heeft corona impact op jouw organisatie en dus op de HR-afdeling. Veelvoorkomende vragen die op jouw bordje terechtkomen, zijn: (hoe) moet ik vanaf huis werken? Mag ik mijn verlof intrekken nu mijn vakantie is geannuleerd? Nu mijn kinderen thuis zijn, heb ik recht op zorgverlof?’ of ‘wat is de impact van de crisis voor het bedrijf en welk effect heeft dit op mijn baan?’ Ondertussen heb je in deze crisistijd onder andere te dealen met verzuimregelingen, werktijdverkorting, faciliteren van thuiswerken en engagement.

De vragen die medewerkers stellen, zijn begrijpelijke vragen. De coronacrisis brengt ontzettend veel onrust en onzekerheid met zich mee voor medewerkers. Juist in tijden van crisis is het essentieel om transparant en met zorg te communiceren. En wanneer de vraagtekens het grootst zijn, is arbeidsmarktcommunicatie een belangrijk middel.

Dus in het kader van communicatie, communiceer ik hierbij enkele handvatten die hopelijk in deze crisistijd jou als HR-professional helpt om de juiste woorden te vinden:

Communiceer eerlijk en transparant

Naast zorgen om de gezondheid, maken medewerkers zich ook zorgen om het voortbestaan van hun baan en die van het bedrijf. Het is dan ook essentieel om transparant te communiceren, juist ook als een werktijdverkorting, een contractbeëindiging, een reorganisatie of faillissement het gevolg is van deze crisis. Zo laat je de werknemers zien dat je dit professioneel aanpakt en er alles aan doet om een organisatiecrisis te beperken. Je laat zien dat HR een betrokken en betrouwbare gesprekspartner voor hen is én blijft.

Communiceer consequent

In de media schiet de communicatie alle kanten op, doemscenario’s wisselen zich af met hoopvolle berichten die lang niet altijd zijn gebaseerd op de feiten. Houd je daarom vast aan 1 bron, en dan adviseer ik sterk de berichtgeving van het RIVM te volgen, eventueel aangevuld met informatie van bijvoorbeeld een branchevereniging. Omdat er in een crisissituatie altijd nieuwe ontwikkelingen zijn, is het belangrijk dat je je berichtgeving up-to-date houdt.

Communiceer persoonlijk, ook op afstand

Kies je bij berichten die bedoeld zijn voor meerdere collega’s voor een e-mail, memo of nieuwsbrief: schrijf menselijk, persoonlijk en met begrip. En houd (meer dan anderhalve meter) afstand van vage en ambtelijke termen en/of wollig taalgebruik.

Maar als het even kan, kies dan voor persoonlijke communicatie. Nu een face to face gesprek niet (altijd) mogelijk is, pak de telefoon of liever nog: gebruik beeldbellen. Zo zie je hoe de boodschap overkomt bij de ontvanger en kan je hier direct op anticiperen.

Stel een Q/A op

In tijden van crisis voorkom je een groot deel van ‘vraagverkeer’ naar de HR-afdeling door een Q/A op te stellen. Een Q/A geeft medewerkers eerder antwoord op veelvoorkomende vragen en het verlaagt de enorme druk die nu heerst op jouw HR-afdeling. Zo’n Q/A met de belangrijkste vragen en antwoorden plaats je bijvoorbeeld op intranet op de website of breng je onder de aandacht via een mail.

Bundel de krachten

Samenwerken, is het sleutelwoord bij een situatie als deze, ook als het gaat om interne communicatie. Stem goed af met de communicatieafdeling hoe en welke boodschap je overbrengt als er bijvoorbeeld nieuwe maatregelen of andere ontwikkelingen te melden zijn. Bespreek welke kanalen je in wilt zetten als het gaat om arbeidsmarktcommunicatie en let erop dat hierin het ‘waarom’ en ‘hoe’ duidelijk worden.

Sla de juiste (en passende) toon aan

Naast een heldere boodschap die afgestemd is op de ontvanger, is het ontzettend belangrijk om te zorgen voor teksten met de juiste tone of voice in je arbeidsmarktcommunicatie. Jouw tone of voice is bepalend in hoe een boodschap overkomt op de lezer. Belangrijk in crisissituaties als deze is dat HR kiest voor arbeidsmarktcommunicatie waarbij de tone of voice vertrouwen en betrokkenheid uitstraalt. Een positieve schrijfstijl zorgt voor dat vertrouwen, het persoonlijke aspect met begrip voor de ontvanger borgt de betrokkenheid.