Een afwijzingsmail met een positief effect.

31 januari 2019

Nicol Tadema

Algemeen directeur

Arbeidsmarktcommunicatie


Een van de grootste taboes in recruitmentland: standaardmails. Iedereen weet dat ze er zijn – ook de ontvangers – maar niemand zal toegeven dat ze er zijn.

Jammer maar helaas: de afwijzing

Een van de meest voorkomende standaardmails die – naast de ontvangstbevestiging – aan kandidaten wordt gestuurd, is de afwijzingsmail. Hoe breng je het slechte nieuws onder woorden dat iemand z’n felbegeerde baan niet gaat bemachtigen? Want ga er altijd van uit dat de sollicitant die baan bij jouw organisatie echt heel graag in de wacht wilde slepen, en ga er dus van uit dat jouw afwijzingsmail sowieso voor teleurstelling zal zorgen. Teleurstelling heeft de eigenschap om niet het beste in mensen boven te halen, zeker niet als het de zoveelste teleurstelling op rij is. De kans is daarom groot dat jouw afwijzingsmail resulteert in vragen, gemopper of zelfs een klacht van de afgewezen kandidaat. Het beantwoorden van de vragen, het sussen van het gemopper of oplossen van de klacht kost jou tijd, werk en punten die in mindering worden gebracht op je 9+ werkgeversmerk. Dan hebben we het er nog niet eens over dat je waarschijnlijk ook wilt dat elke kandidaat die wordt afgewezen nog producten bij je koopt / diensten afneemt bij je bedrijf. Dit kan anders, simpelweg door je afwijzingsmail persoonlijk te schrijven.

  • Een persoonlijke standaard afwijzingsmail: Ik zie de grimas op je gezicht en kan je gedachten lezen: ‘Denk je dat ik tijd heb om die grote aantallen afwijzingsmails allemaal apart te gaan schrijven?’ Nee, die illusie heb ik niet. Als recruiter, P&O’er of hrm’er heb je immers ook 101 andere taken naast het afwijzen van niet-passende kandidaten. Maar geloof me, ook een standaard afwijzingsmail kun je persoonlijk schrijven. De basistips hiervoor zijn:
  • Schrijf altijd in de ik-vorm: Dus niet ‘We hebben je sollicitatie bekeken’, maar ‘Ik heb je sollicitatie bekeken’.
  • Schrijf onderscheidend: Verval niet in clichés als ‘we houden je cv in onze portefeuille’ als je het cv daadwerkelijk opslaat in je database op een manier dat je ’m ook kunt terugvinden. Zorg dat je het anders verwoordt en zo de illusie wekt dat het geen standaardafwijzing is. Denk aan een zin als: ‘Toch heb je niet voor niets gesolliciteerd, ik bewaar je cv zodat ik contact met je kan opnemen zodra er wel een passende vacature beschikbaar is binnen onze organisatie.’
  • Wind er geen doekjes om: Slecht nieuws blijft slecht nieuws, dus wees (liefst al in de onderwerpregel) duidelijk en geef geen valse hoop.
  • Zorg dat standaardmails aansluiten bij de arbeidsmarktcommunicatie op je site: Dus gebruik niet opeens ‘u’ terwijl je in de vacaturetekst nog ‘je / jij / jou’ schreef en kies niet voor een formele schrijfstijl als de toon op je website heel informeel is.

Zo werkt het

Bij Finders Arbeidsmarktcommunicatie snappen ze hoe het werkt. Door (o.a.) de topposities die zij bemachtigen in zoekmachines als Google en Indeed ontvangen ze veel sollicitaties op de vacatures waarvoor ze recruitment support verzorgen. Veel sollicitaties vraagt om een scherpe selectie, wat betekent dat er een groot aantal afwijzingen wordt verstuurd. Om efficiency te waarborgen, wordt aan elke persoonlijke doch standaard afwijzingsmail slechts één zin toegevoegd die specifiek ingaat op de reden van afwijzing (om het nóg persoonlijker te maken). Hiermee valt Finders dus zeker niet onder het gros (30%) dat simpelweg zegt: je bent niet geschikt. Een persoonlijke standaard afwijzingsmail levert dit soort reacties op:

Aan de reacties in Finders-mailbox is duidelijk te zien dat een persoonlijk bericht inspeelt op de emoties van de sollicitant. De afwijzing overtreft de verwachtingen en zelfs als brenger van het slechte nieuws laat je een positieve indruk achter. Kortom: de persoonlijke standaardmail is een slimme en efficiënte manier om tijd te besparen en bovendien punten te verdienen voor die felbegeerde 9+ positie als werkgever (of intermediair). Dus… ga jij voor de ultieme candidate experience? Dan ga je voor een win-win-situatie met een tevreden sollicitant en een goed imago.