6 tips voor sterke e-mails.

12/06/2020

Iris Wright

Adviseur arbeidsmarktcommunicatie & copywriter

arbeidsmarktcommunicatie


E-mail is onmisbaar in het contact met kandidaten, klanten en vacaturehouders. Millennials geven zelfs aan om bij voorkeur te communiceren per e-mail. Ook voor professionals in recruitment is het de ideale manier om op een laagdrempelige manier contact te onderhouden. Een krachtig communicatiemiddel dus, dat met een aantal handige tips nóg een stuk krachtiger wordt. John Thies van Email on Acid beweert dat iedere dollar uitgegeven aan e-mailmarketing, weer 40 dollar oplevert. Jouw winst begint dus hier, met onze waardevolle tips.

1. Kies de juiste communicatiestijl per ontvanger

Waarschijnlijk heb jij al glashelder wie je doelgroep is, maar weet je ook hoe de mensen die je wilt bereiken graag aangesproken willen worden? Doelgroepdata zoals die van Brandchart of Crystal Knows helpen je om dat te achterhalen. De Vacaturetekst Analyse Tool geeft inzicht in de gewenste communicatietool en Crystal Knows geeft op basis van online gedrag de communicatievoorkeuren van de personen die je selecteert. Beide tools zijn niet kosteloos maar allebei de investering meer dan waard en een waardevolle toevoeging binnen recruitment.

2. Maak het verschil in de onderwerpregel

Verdiep je eens in de ontvanger en beeld je in hoeveel mailtjes hij/zij op een dag binnenkrijgt. Al dan niet gerelateerd aan recruitment. Met 50 zit je zo’n beetje aan de ondergrens van het aantal dat iemand gemiddeld aan e-mail ontvangt. 50! Veel daarvan verdwijnen linearecta in de prullenbak, omdat het wordt betiteld als reclame.

Zo’n 45% van de bedrijven die emoji’s in de onderwerpregel van hun e-mail gebruiken, ziet een toename in het aantal keer dat een e-mail geopend wordt. Het werkt ook als je een de onderwerpregel personaliseert, door bijvoorbeeld iemands naam te gebruiken. Uit onderzoek blijkt dat het aantal geopende mails met een kleine 30% toeneemt. En als je maximaal 5 woorden gebruikt, scoor je ook goed. Over woordgebruik gesproken: signaalwoorden als veilig, nieuw, beste, optimaliseer en verbeter hebben een positieve invloed op de lezer.

3. Zet de belangrijkste boodschap vooraan

Een gouden regel binnen recruitment, is dat jouw e-mail to the point moet zijn. Je boodschap verliest namelijk kracht als je een lange inleiding nodig hebt om je verhaal over te brengen. Niet doen dus. Een e-mail wordt gemiddeld tussen de 5 en 15 seconden gelezen, dus heb je maar een paar seconden de tijd om de lezer te overtuigen. Bij het schrijven van een e-mail mag je dus lekker kort door de bocht zijn. Maar wees je er wel van bewust dat je volledig, duidelijk en concreet bent naar de ontvanger. Ook als je een afwijzingsbericht stuurt: slecht nieuws blijft slecht nieuws, dus wees direct duidelijk en geef geen valse hoop.

4. Hanteer sjablonen en pak tijdwinst

Het schrijven van een goede e-mail kan soms een tijdrovende klus zijn. Daarom is het maken van e-mailsjablonen geen raar idee. Sterker nog, binnen recruitment is het mailverkeer dermate groot dat je er bijna niet aan ontkomt. Een ontvangstbevestiging of uitnodiging voor een gesprek zijn voorbeelden waarvoor je een e-mailsjabloon voor kan schrijven. Met een kwalitatief goede basis kun je nog specifieke informatie van de ontvanger toevoegen en klaar is Kees. Let er natuurlijk wel op dat je deze e-mails wel volgens de juiste tone of voice en in lijn met je employer brand schrijft.

5. Maak het persoonlijk

Spreek je lezer altijd in de ik-vorm aan. Kijk je naar recruitment als vakgebied dan kom je spijtig genoeg nog steeds de bijna-tenenkrommende we-vorm tegen. ‘Wij hebben je sollicitatie bekeken’, krijg je als reactie na het toezenden van je cv en motivatie. Onpersoonlijker kan bijna niet. Geef de lezer het gevoel dat er 1-op-1 met hem of haar gecommuniceerd wordt. Maak het schrijven van een e-mail ook persoonlijk door te refereren naar informatie van iemands LinkedIn-profiel of door het benoemen van een eerder contactmoment. Vooral millennials hechten veel waarde aan persoonlijke communicatie, dus als dit je recruitmentdoelgroep is, dan moeten je alarmbellen inmiddels wel af gaan.

6. Voeg contactmogelijkheden toe

Goede communicatie is wederzijdse en betrouwbare communicatie. Althans, in recruitment draait het daar in grote lijnen wel om. Laat daarom altijd een contactmogelijkheid meenemen in de e-mail die je schrijft. Daarmee toon je de laagdrempeligheid aan en kan men eenvoudig (en persoonlijk) informatie opvragen. Ook laat je zien dat je toegankelijk bent voor de ander en daarmee wek je het vertrouwen van de lezer.

Met deze 6 tips kun je op vrij eenvoudige wijze veel winst halen. E-mails schrijven is in recruitment part of the job, maar dan moet het wél goed gebeuren. En alhoewel het schrijven van e-mails nu niet meteen 1 van je grootste hobby’s is, kun je er mooie resultaten mee boeken. Aan de slag dus!